1. Mutualiser les acquisitions : un levier de mise en œuvre du projet de service du réseau des médiathèques de Plaine Commune

Soumis par cvigneault le mar 03/01/2017 - 15:44

par Bertille Lambert

 

Le réseau des médiathèques de Plaine Commune est né en 2005, suite au transfert de la compétence Lecture publique à la Communauté d’agglomération, alors composée de 8 villes (Aubervilliers, Épinay-sur-Seine, L’Île Saint-Denis, La Courneuve, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Stains et Villetaneuse). Le réseau comptait 23 médiathèques, 3 bibliobus et 180 agents répartis dans les huit villes, avec des modes d’organisation propres à chacune. Rejoint par Saint-Ouen, en 2013, Plaine Commune est devenu un établissement public territorial le 1er janvier 2016 dans le cadre de la métropole du Grand Paris. Le réseau des médiathèques compte désormais près de 300 agents.

Le projet politique de lecture publique porté par la communauté d’agglomération est ambitieux : faire des médiathèques des lieux de vie, porteurs de modernité, directement utiles aux habitants, afin que la mise en réseau soit synonyme d’amélioration du service rendu. Pour cela, outre un plan de construction destiné à rattraper le retard en termes de surface, un important travail est mené autour de la mutualisation : mutualisation des énergies, des moyens et des organisations11..

En 2013, l’actualisation du projet de service a mis en évidence la nécessité de dégager du temps pour développer les actions de médiation et, parallèlement, résoudre les écueils d’une politique d’acquisition concertée uniquement sur une part infime des titres. Face à ces constats, le collectif de direction des médiathèques, composé des directeurs des neuf villes réunis autour de la directrice du réseau, a décidé de mutualiser les acquisitions de documents.

Avant de revenir sur cette dernière étape, un retour en arrière est nécessaire. En effet, la mise en œuvre d’un projet de politique documentaire à l’échelle d’un réseau tel que celui de Plaine Commune s’étale sur plusieurs années. Outre la réorganisation du circuit des acquisitions et la construction d’outils, les questions managériales se sont trouvées au cœur du projet, de la réflexion sur les missions de chacun, ainsi que sur les compétences existantes et à développer, à l’accompagnement du changement au sein des équipes.

Le choix de favoriser la concertation et la participation des agents à toutes les étapes du projet a nécessité du temps, du temps pour la réflexion, du temps pour l’appropriation des objectifs, du temps pour construire l’organisation la plus adaptée. Mais c’est également, sans doute, ce qui a permis d’aboutir à la mutualisation complète des acquisitions en 2014.

Une démarche participative pour une prise de conscience collective : 2006-2010


Les prémices

À l'échelle du réseau

La mise en réseau des médiathèques a démarré avec la réinformatisation en 2006 afin de constituer un catalogue commun et de proposer une carte unique. Des référents politique documentaire ont été désignés dans chaque équipe, formant un collectif animé par la responsable de la politique documentaire du réseau et chargé de partager les pratiques, proposer des évolutions communes et des orientations soumises à la validation du collectif de direction. En 2006, le groupe des responsables politique documentaire a écrit une Charte des collections22.. Il a ensuite travaillé à des processus concertés (abonnements à la presse papier, fonds de livres en langues étrangères, etc.). L’habitude est progressivement prise de ne plus penser à l’échelle d’une médiathèque ou d’une ville, mais à l’échelle d’un réseau.

« Pol Doc saison 1 » : mobiliser les équipes

État des lieux et diagnostic

Le projet Pol Doc est lancé en 2008 avec l’organisation d’une formation de sensibilisation à la politique documentaire destinée à l’ensemble des agents. L’objectif était de permettre à chacun, quels que soient son grade et sa fonction, d’acquérir des clefs pour comprendre et parler le même langage. Si des notions de vocabulaire et des utilisations d’outils, propres à la politique documentaire, ont été présentées, l’enjeu était de placer le public au cœur de la réflexion, ce qui restera le fil rouge de tout le projet Pol Doc.

Suite à cette campagne de formation et afin d’être en capacité de définir les collections adaptées aux médiathèques du réseau, en réponse aux besoins des habitants, les questions suivantes se sont posées : qui sont nos usagers ? Qui sont ceux qui ne fréquentent pas nos médiathèques ? Quelles collections leur proposons-nous aujourd’hui ? Pour y répondre, trois groupes de travail sont formés en 2009, composés d’agents de tous grades, afin de réaliser un état des lieux du public et des collections.

Le premier groupe a étudié le public potentiel via les caractéristiques des habitants et du territoire de Plaine Commune, grâce à la cartographie et des données Insee : répartition par âge, niveau de diplôme, type d’habitat, etc.

Le deuxième groupe a cherché à mieux connaître les usagers du réseau, leurs usages et leurs attentes, en utilisant les statistiques issues du SIGB, le comptage des entrées ainsi que des questionnaires.

Enfin, le troisième groupe a étudié les collections du réseau, là encore grâce aux données du SIGB mais également en procédant à des sondages sur certains domaines, afin d’avoir des éléments sur les volumes de collections, leur âge, leur niveau, etc.

Ce triple état des lieux a permis d’établir le diagnostic suivant : les usagers adultes sont peu nombreux et ont une attente très forte concernant les nouveautés éditoriales et celles-ci n’étaient pas assez visibles dans les collections ; le niveau de diplôme sur le territoire étant très bas (70 % de la population ayant au maximum un diplôme niveau BEP/CAP/BEPC), le niveau de nos collections n’était pas approprié, avec plus de 50 % des exemplaires de niveau universitaire ; les domaines utiles aux habitants (formation, apprentissage des langues dont le français, vie quotidienne) n’étaient pas assez représentés.

L’état des lieux et le diagnostic ont fait l’objet d’une restitution à l’ensemble des professionnels du réseau ainsi qu’à la publication en ligne de ces résultats, intitulée Prêtés et rendus33.. Cette présentation par des pairs a été un moment particulièrement fédérateur pour les équipes, permettant de se rassembler autour d’un projet commun. Elle a été l’occasion de prises de conscience multiples, concernant la réalité du territoire (une politique documentaire s’écrivant en fonction d’un contexte, à destination d’un public et non en soi), la réalité des collections du réseau (globalement vieillissantes, inadaptées, trop nombreuses), enfin, la nécessité de repenser la manière d’acquérir mais aussi d’évaluer les collections, penser les entrées et les sorties.

Le premier dispositif mutualisé

D’un point de vue opérationnel, « Pol Doc saison 1 » a donné lieu à un premier dispositif mutualisé : les « circuits rapides ».

En réponse à la forte attente en matière de nouveautés éditoriales, une partie des commandes de nouveautés a été confiée à un groupe d’acquéreurs issus des équipes. Afin d’améliorer la réactivité, le groupe travaille sur une liste d’à paraître, envoyant la commande au fournisseur avant même la parution des documents. Pour accélérer leur mise à disposition, les romans sont achetés déjà équipés. Dans ce cadre, le nombre et la répartition des exemplaires sont décidés par le groupe, en fonction des titres (auteurs à succès ou auteurs connus ayant un lectorat plus limité), de vérifications effectuées sur le catalogue et, bien entendu, des budgets de chaque médiathèque. L’objectif est d’avoir partout ce qui sera très demandé (soit un nombre finalement assez réduit de titres chaque année) et de répartir ce qui est moins attendu (et qui représente la plus grande partie des titres).

D’abord expérimenté sur les romans, ce dispositif a rapidement été étendu aux DVD de fiction et aux CD musicaux.

La mutualisation : un levier de mise en œuvre du projet de service, 2013-2016


Les enjeux du projet de service

La politique documentaire s’inscrit dans un contexte général et ne peut se considérer « hors-sol ». Elle est nécessairement en lien étroit avec les actions menées dans les médiathèques et l’organisation qui permet sa mise en œuvre impacte l’ensemble de l’organisation du travail dans les équipes.

En 2013, le collectif de direction, actualisant le projet de service, a défini le public prioritaire des médiathèques de Plaine Commune ; sur un territoire où la population se caractérise, entre autres, par un faible niveau de diplôme et des revenus les plus bas d’Île-de-France, il s’agit d’un public qui n’est pas familier des lieux culturels. Toucher ce public, qui n’est pas le public traditionnel des bibliothèques, implique notamment de développer les actions de médiation. Afin de dégager du temps pour développer la médiation et créer de nouveaux services, les directeurs et directrices ont interrogé l’organisation du travail et constaté, en ce qui concerne les acquisitions, que chaque équipe, parallèlement, effectuait les mêmes tâches de veille, de vérification, de commande, sans concertation ni partage. En évaluant la qualité de service, ils ont noté un manque de réactivité des acquisitions pour les domaines non couverts par les « circuits rapides » et une répartition insatisfaisante des exemplaires à l’échelle du réseau.

« Pol Doc » saison 2

Parallèlement, les responsables de la politique documentaire du réseau, soit une dizaine de professionnels, sont chargés de mettre à jour les enseignements de la saison 1 et de proposer des dispositifs permettant d’aller vers plus de mutualisation : c’est le projet « Pol Doc » saison 2.

Si les conclusions de la Saison 1 sont confirmées, les dispositifs « circuits rapides » montrent leurs limites. D’une part, ils ne concernent qu’une faible part des acquisitions, quand d’autres domaines ne bénéficient ni de la réactivité réelle qu’ils ont permise, ni du travail de répartition effectué par les groupes. D’autre part, ils ne portent que sur une partie des domaines concernés, les nouveautés, or le travail de vérification pourrait avantageusement être utilisé pour les achats de fond et les réassorts, pour lesquels aucune concertation n’a lieu.

Mutualiser pour aller plus loin

La mutualisation apparaît alors comme la réponse la mieux adaptée à la fois en termes de qualité des collections et d’organisation du travail dans les équipes. Elle répond à un triple objectif :

  • mieux répartir le travail au sein de chacune des équipes, afin de dégager du temps pour l’accueil et les actions de médiation ;
  • proposer un catalogue plus riche, la diversité des titres étant assurée par l’équilibre entre les titres les plus attendus (quelques titres chaque année, les « meilleures ventes »), achetés en un grand nombre d’exemplaires et largement présents dans les médiathèques et les titres à faire découvrir (la majeure partie des titres différents acquis), achetés en moins d’exemplaires et répartis sur le réseau ;
  • optimiser le budget alloué aux acquisitions.

Si un temps la question du phasage s’est posée (mutualiser par étapes), directeurs et responsables de la politique documentaire ont décidé une mise en œuvre complète de la mutualisation, permettant de mieux répondre aux objectifs fixés.

Ce sont alors les directeurs et les responsables d’équipement qui ont proposé une architecture tenant compte du reste de l’activité des médiathèques, car les questions liées à l’organisation du travail relèvent bien des responsables hiérarchiques.

La mutualisation des acquisitions : mise en œuvre


La mutualisation des acquisitions sur le réseau de Plaine Commune s’est traduite par la délégation de l’acte de sélection et d’achat des collections physiques44.

à quelques agents (moins de 50 sur 280). Outre une plus grande cohérence du catalogue, mutualiser la veille, la sélection, la répartition et l’envoi des commandes permet d’accélérer la mise à disposition, partout dans le réseau, ce qui est un appui important pour les plus petites équipes.

 

 

CIRCUIT DES ACQUISITIONS MUTUALISÉES DE DOCUMENTS DU RÉSEAU DES MÉDIATHÈQUES DE PLAINE COMMUNE
Schéma. Circuit des acquisitions mutualisées de documents du réseau des médiathèques de Plaine commune
 

Les acquéreurs et les « groupes acquéreurs »

Les acquéreurs sont répartis dans 8 groupes domaines, regroupant la totalité des collections de documents physiques, et coordonnés par 4 cadres, qui sont leurs interlocuteurs sur les questions liées à leur travail d’acquéreur. Les domaines ont été conçus de manière à former des ensembles cohérents et le nombre d’acquéreurs nécessaire par domaine a été déterminé en croisant la production éditoriale et le volume d’achat prévu, afin d’équilibrer les charges de travail de chacun. Pour ne pas isoler les acquéreurs, les directeurs et directrices ont souhaité limiter les acquisitions à un tiers du temps de travail. Ainsi, ils continuent à effectuer du service public, participer aux réunions d’équipe et selon les cas, mettre en œuvre divers projets.

La participation à un « groupe acquéreurs » est un engagement annuel, sur la base du volontariat, et sous réserve que l’organisation du travail de l’équipe le permette. Il n’est pas nécessaire d’être spécialiste d’un domaine pour être acquéreur ni d’être un bibliothécaire aguerri. Les groupes sont composés de profils divers qui se complètent et permettent d’apprendre les uns des autres, avec l’accompagnement méthodologique des cadres coordinateurs. Il n’y a pas de règle formalisée sur une durée maximale de participation à un groupe. Dans les faits, sur trois ans, on observe un renouvellement du tiers des acquéreurs, par souhait de se consacrer à d’autres missions, en accord avec son responsable hiérarchique, ou suite aux mutations (internes ou externes). Il sera utile après quatre années de mise en place de cette organisation mutualisée des acquisitions d’évaluer cet aspect et de s’interroger sur la pertinence d’établir des règles de renouvellement ou de changement de domaine. Il a semblé prioritaire jusqu’à maintenant de s’appuyer sur les compétences des professionnels mobilisés sur les acquisitions, de les accompagner vers une plus grande professionnalisation de leur pratique et de mettre en place les outils avant de se pencher sur cette question.

 

Tableau. Les huit groupes acquéreurs, coordonnés par quatre cadres
Domaine Nombre d'acquéreurs
cadre 1 Groupe 1 Littérature jeunesse 6
Groupe 2 Bandes dessinées 6
cadre 2 Groupe 3 Littérature adulte 8
Groupe 4 Langues étrangères 3
cadre 3 Groupe 5 Documentaires adulte et jeunesse 8
Groupe6 6
cadre 4 Groupe 7 Musique 3
Groupe 8 Cinéma 6

 

La délégation confiée aux acquéreurs repose sur une « lettre de mission » qui s’est traduite par des cahiers des charges. Ceux-ci reprennent les orientations réseau et les spécificités de chaque domaine, amendées chaque année en fonction des indications des acquéreurs. Domaine par domaine, chaque médiathèque décrit ses besoins, en s’appuyant sur des données statistiques également à disposition des acquéreurs (nombre de documents dans la collection, dont nombre de documents de moins de trois ans et taux de documents en prêt à l’instant T). Les équipes indiquent également la part de rachats, les désherbages prévus, et tout élément spécifique pouvant aider les acquéreurs dans leurs choix (partenaires locaux, animations programmées, etc.). Ce cahier des charges est construit en cohérence avec le budget d’acquisition attribué à chaque équipement.

L’organisation et le périmètre du travail de chacun sont précisés dans des fiches acquéreurs : de quels sous-domaines chaque acquéreur a-t-il la charge, comment s’opère la veille, quelles sont les sources utilisées (presse professionnelle ou non, sites web…). D’un point de vue méthodologique, des procédures partagées, compilées dans des documents communs, permettent de gagner en efficacité. Ces outils sont conçus pour faciliter la prise de relais lors du renouvellement partiel des membres des groupes acquéreurs chaque année.

Les autres acteurs du processus de réorganisation des acquisitions

Les directeurs : l’aspect managérial

L’une des missions principales des directeurs est de rendre possible la mise en œuvre du projet de service et pour cela d’organiser le travail des équipes.

Comme pour tout projet de changement, réorganiser le système des acquisitions demande un accompagnement constant, dès le démarrage du processus. L’information des équipes et la discussion avec les uns et les autres, dans différentes instances (réunions générales, réunions d’équipe, entretiens annuels…) ont permis de garantir un bon niveau de compréhension à chaque étape, d’écouter et de prendre en compte les avis ainsi que les craintes pour tenter d’y répondre au mieux.

Une des craintes exprimée fortement a été celle de la surcharge de travail induite par le nouveau dispositif que ce soit pour les acquéreurs ou pour les équipes. À la fois pour vérifier ce qu’il en était et pour proposer une organisation adaptée, le préalable à la mise en œuvre a été, médiathèque par médiathèque, une mise à plat de l’activité et des missions prises en charge par les uns et les autres. Cela a permis aux responsables hiérarchiques, en concertation avec les agents, de travailler à une nouvelle répartition, avec un temps passé sur les acquisitions supérieur pour les acquéreurs, mais du temps dégagé pour les autres, consacré à reprendre les tâches préalablement assumées par les nouveaux acquéreurs et à développer de nouvelles actions.

Du point de vue managérial, cette réorganisation du travail assure une meilleure identification du rôle des acquéreurs, dont le travail est moins éparpillé, tout en dégageant du temps, à l’échelle de chaque équipe, afin de développer de nouveaux services. En affirmant la place du public au centre de notre activité, les directeurs et responsables d’équipement ont valorisé des missions jugées auparavant moins nobles, et particulièrement celles liées à l’accueil et à la médiation. La mise en place de formations (accueil, animation de débat ou d’ateliers de conversation par exemple) a accompagné la montée en compétences des agents en charge de ces nouveaux projets, tandis que les acquéreurs se sont également formés à une méthodologie de travail plus professionnelle.

L’accompagnement des équipes et les dispositifs d’appropriation des collections

À l’échelle du réseau, les responsables de la politique documentaire définissent les périmètres des collections des médiathèques en fonction de leur spécificité de contenu et les orientations générales des acquisitions.

Dans les villes, ils sont chargés d’accompagner les équipes afin de leur permettre de remplir de manière pertinente les cahiers des charges, en se basant sur une évaluation fine des collections de chaque équipement. Ils sont également chargés d’organiser le circuit du document et sont garants de la réactivité de mise à disposition des nouveautés dans les médiathèques.

En réponse à l’inquiétude exprimée de méconnaissance des fonds pour ceux qui ne sont pas acquéreurs, les responsables de la politique documentaire mettent en place des dispositifs favorisant l’appropriation des collections, comme des temps d’échange sur les nouveautés et sur des thématiques directement utiles pour la médiation (en lien avec les questions fréquemment posées par les usagers).

Les équipes :l’implication de tous dans la politique documentaire

Si 1/6e seulement des agents acquiert des documents pour le réseau, l’implication de tous dans la politique documentaire dissociée de l’achat en soi, traduite par les actions de valorisation et médiation, est apparue comme un enjeu central.

En effet, les acquéreurs s’occupent du circuit du document jusqu’à la commande, mais le reste de la chaîne, de la réception au désherbage, reste à la charge des équipes, sous l’égide des responsables locaux de la politique documentaire. Concernant le désherbage, les choix effectués par les équipes, en dehors des considérations liées à l’état du document, sont encadrés par les orientations de chaque domaine.

Surtout, la relation avec le public et la médiation des ressources sont l’affaire de tous. Les dispositifs d’appropriation évoqués plus haut aident à la prise de connaissance des fonds de sa médiathèque et des orientations du réseau et visent ainsi à permettre à chaque agent d’assurer une médiation de qualité. Grâce au temps dégagé par la mutualisation des acquisitions, le réseau a pu développer la communication autour des collections, afin de rendre visibles les nouveautés tant attendues par les usagers. Un dispositif mutualisé a été mis en place, afin de toujours faire profiter l’ensemble du réseau du travail accompli par quelques-uns. Un groupe de « valorisateurs » s’est ainsi constitué, chargé de concevoir des outils de communication, notamment des affiches présentant une sélection de nouveautés par domaine et des bibliographies thématiques.

La mutualisation des acquisitions de documents sur le réseau des médiathèques de Plaine Commune remonte maintenant à presque trois ans. Elle s’est construite de manière très pragmatique et concertée. Pragmatique car appuyée sur le travail mené par les professionnels eux-mêmes, avec des outils qui évoluent en tenant compte des remarques de ceux qui les utilisent, pour une meilleure efficacité. Concertée avec la collaboration des uns et des autres à différents moments du processus, ce qui permet une bonne appropriation du dispositif et des enjeux. Le développement immédiat de nouvelles missions (la valorisation, la mise en place d’actions en direction des publics-cibles, comme les ateliers de conversation, etc.) a donné tout son sens à cette réorganisation en profondeur du travail au sein des équipes.

Cependant, la mutualisation des pratiques documentaires est encore à poursuivre, avec en particulier deux chantiers : les ressources numériques, traitées aujourd’hui séparément des collections physiques, et la médiation des collections sur le site web des médiathèques. La mise en ligne d’un nouveau site web, à la fin de l’année 2016, va permettre d’avancer sur ces deux aspects, en mutualisant, toujours, le travail d’un groupe restreint d’agents à qui ces missions seront confiées, au bénéfice de l’ensemble des usagers des médiathèques du réseau.

 
1.

Charte de la lecture publique portant ces orientations, votée en décembre 2004. [En ligne] : < http://www.mediatheques-plainecommune.fr/opacwebaloes/Images/Paragraphes/documents/chartelecturepublique.pdf >.

3.

Prêtés et rendus, une analyse de la politique documentaire du réseau des médiathèques de Plaine Commune. [En ligne] : < http://www.mediatheques-plainecommune.fr/opacwebaloes/Images/Paragraphes/carnets-de-bord/pretes-et-rendus.pdf >.

4.

Les abonnements aux périodiques et aux ressources numériques ne sont pas aujourd’hui pris en charge par les acquéreurs. Ces deux aspects sont coordonnés par la responsable de la politique documentaire du réseau.