2. Pratiques mutualisées en réseau à la médiathèque intercommunale Istres Ouest Provence : de responsable documentaire à responsable de département

Soumis par cvigneault le mer 04/01/2017 - 11:38

 

L'acquéreur d'hier, devenu responsable documentaire aujourd'hui à l'heure de l'hybridation de collections* physiques et numériques, voit bien souvent son activité s'intégrer dans un processus commun, un projet collectifdont le responsable hiérarchique est le garant.

À la médiathèque intercommunale Istres Ouest Provence (MIOP)11., les responsables des départements accompagnent et évaluent le travail des responsables documentaires. Ce lien s'effectue dans une coordination qui comprend différents niveaux hiérarchiques de pilotage : le domaine, le département et la direction de la politique documentaire de l'établissement. Trois strates articulées dont la base est la gestion personnalisée d'un domaine.

Mais c'est bien au sein du département que la politique documentaire de la MIOP prend forme, dans ses aspects les plus basiques et les plus fonctionnels. Les responsables documentaires, en charge d'un domaine, c'est-à-dire d'une unité de savoir, « dépendent » d'un département thématique et ce, quel que soit le site géographique où ils sont affectés. Dit en d'autres termes, il n'y a pas de segmentation de la politique documentaire selon les sites dans la mesure où celle-ci est pensée de manière globale, à l'échelle du réseau. De ce fait, si le pôle est le lieu physique où le public est accueilli par le bibliothécaire, le département, construction intellectuelle, est le lieu où se décline une politique documentaire au service d'un réseau abouti qui comprend un catalogue et des services communs tels que la réservation à distance, l'accès à des postes de consultation internet avec impression, les suggestions d'achat, etc.

En premier lieu, le binôme responsable de département/responsable documentaire se pose en garant de ce fonctionnement. Celui-ci agit en faveur du développement des collections et d’une offre unique de qualité proposée à l’ensemble des publics du réseau.

La difficulté réside toutefois dans l'harmonisation nécessaire des pratiques. Nécessaire car dans une organisation complexe où la logique de département se croise avec celle des différents sites d'une médiathèque en réseau, où le travail managérial et scientifique du responsable de département ne lui permet pas de partager son quotidien avec celui des responsables documentaires, les différents acteurs doivent pouvoir disposer de référentiels communs formalisés.

Ces référentiels déterminent le niveau de professionnalisation des pratiques. Ils offrent aussi un cadre stable sur lequel s'appuyer, notamment au sein de services où l'effectif de bibliothécaires peut être important. Cela d'autant plus si la mobilité et la promotion internes sont encouragées.

Multiplication des acteurs, management à distance, changement de poste ou de fonction, dynamique de production de nouveaux services, il existe ainsi de nombreux éléments qui tendent à créer des disparités et des fluctuations dans les méthodes de travail et les pratiques. Tout l'enjeu pour le responsable de département est de fixer ce point d'équilibre où se rejoignent les activités de chacun.

Ce point est-il plus facile à trouver lorsque le responsable de département a été responsable documentaire ? Sur quoi s'appuyer pour rendre effective une certaine mutualisation des pratiques ?

Poser ces questions revient, de fait, à interroger l'importance de méthodologies de travail fixées dans le temps, situées dans l'espace d'instances qui leur sont dédiées et permises par des outils spécifiques. C'est aussi réfléchir à ce qui inscrit une organisation dans la pérennité. Une organisation qui, d'une certaine manière, perdure au-delà des individus qui trouvent là un cadre stable et dans lequel chaque rôle est clairement défini.

La fiche domaine : un outil, des utilisateurs


Les responsables documentaires… ont vocation à changer de domaine régulièrement, environ tous les 4, 5 ans. La fiche domaine* établie au fil du temps est un outil accessible à tous dans les équipes.

Cette disponibilité est un gage de transparence mais vise aussi et surtout à faciliter, à terme, la transmission du domaine d'un responsable documentaire à un autre.

La charte documentaire*22., en ouverture de la fiche domaine, est le premier repère sur lequel on peut s'appuyer pour obtenir un aperçu de la spécificité de la collection mais également les lignes directrices qui rendent compte de l'activité de celui qui pilote la sélection de documents. Cela va du rythme des commandes au taux de renouvellement en passant par les critères généraux de désherbage.

Les chartes du département Sciences sport vie pratique33.sont ainsi construites sur un même modèle ou plutôt autour de critères communs, ce qui facilite le repérage des particularités d'un domaine : la collection a-t-elle un but essentiellement pratique ? Didactique ? Critique ?

Ce faisant, ce texte de référence devient un outil formel de transmission, essentielle pour la continuité des pratiques au gré des changements de responsables documentaires. C'est un fil rouge qui guide aussi bien les responsables documentaires, que le responsable de département dans sa mission d’accompagnement ; assurant ainsi une certaine continuité dans des pratiques qui font l'objet d'entretiens semestriels.

Des entretiens semestriels

Ces rendez-vous font office de bilan, intermédiaire au mois de juin et annuel au mois de novembre, et permettent de s'assurer de la rigueur méthodologique de l'agent ainsi que du bon usage des outils mis à sa disposition.

 

Exemple de programme prévisionnel annuel tiré de la fiche domaine sciences pures 2015

EXEMPLE DE PROGRAMME PRÉVISIONNEL ANNUEL TIRÉ DE LA FICHE DOMAINE SCIENCES PURES 2015

Les sites d’Istres, Miramas, Fos-sur-Mer, Port-Saint-Louis, Grans, Entressen et Cornillon sont représentés respectivement par la première lettre de leur nom. Source : Fiche domaine Sciences pures 2015.

 

Ce sont également des moments d'échange qui permettent au responsable de département de prendre le pouls de la collection, d’en percevoir sa bonne réception par le public, de mesurer l'impact sur le long terme des décisions prises lors des instances de politique documentaire. Cette dernière dimension est importante dans la mesure où le responsable de département n'est pas directement en contact avec le public.

Si la fiche domaine figure en bonne place dans la palette du responsable documentaire, c'est de par son caractère standardisé et commun, qui en fait un outil de référence par excellence, mais aussi parce qu'elle permet d'inscrire noir sur blanc l'ensemble d'un projet documentaire, du début de l'exercice à sa fin.

À ce titre, une rubrique mérite une attention particulière et illustre parfaitement la dimension tableau de bord du document. Rempli en début d'exercice au même titre que la définition des objectifs de l'année, le programme prévisionnel annuel (PPA) est un tableau d'orientation des choix qui sont faits en matière de répartition budgétaire par segments, niveaux d'usage, sites du réseau et par supports. Il rend compte de la nature contractuelle de l'action des responsables documentaires qui disposent ainsi, quel que soit le domaine, d'une feuille de route définie par eux-mêmes, en accord avec le responsable de département, et découlant des objectifs arrêtés aussi en concertation.

Ce que l'on retiendra finalement de cette présentation succincte du PPA de la fiche domaine, c'est ce que cela induit en matière de méthodologie de travail, à savoir un fonctionnement en mode projet qui est propre à l'ensemble des bibliothécaires d'un réseau où, comme il a été dit, la politique documentaire n'est pas pensée à partir des sites mais dans le cadre d'une réflexion globale où la notion de site est l'un des paramètres dont il faut tenir compte.

Ce PPA représente la fonction tableau de bord d'une fiche domaine envisagée comme un outil de réflexion et de synthèse comme en témoigne la charte documentaire qui doit pouvoir être assimilée par chaque nouveau responsable qui prend en charge le domaine pour imprégnation voire révision. Car c'est là aussi la particularité de ce témoin d'activité qu'est la fiche domaine : un outil évolutif, écrit à plusieurs mains, puisque chacun apporte sa pierre à l'édifice au gré des versions annuelles d'un document qui prévoit une mise à jour régulière de rubriques destinées à être prêtes à l'emploi tel un couteau suisse. La contribution successive des bibliothécaires peut prendre alors la forme d’outils de veille éditoriale et bibliothéconomique (panorama de l'édition, univers Netvibes44.), de diverses mentions tels que les critères stricts de désherbage (valeur d'usage,…), le nom de l'expert-conseil du domaine ou encore la liste d'autorité.

Mutualiser par la transmission : être tuteur d'un apprenti responsable documentaire


Le responsable documentaire, bénéficiant d'une délégation forte, développe un savoir-faire dans la prise en charge de domaines documentaires alors que le responsable de département exerce plus des fonctions de pilotage et de management.

Une délégation qui peut s'accompagner de celle de tutorer un apprenti pendant un an en suivant un plan de formation élaboré en collaboration avec le responsable de département.

À ce titre, une grande importance est donnée encore une fois à ce temps de management et d'échange qu'est l'entretien. En préliminaire du tutorat, il réunit le tuteur, l'apprenti et le responsable de département pour fixer les enjeux de cet apprentissage et son déroulé méthodologique. La bonne compréhension de ces enjeux de la part de l'apprenti donne déjà une indication sur ses aptitudes.

La formation se déroule ensuite avec des rendez-vous spécifiques entre apprenti et tuteur, à un rythme mensuel régulier. À travers ces sessions, toutes les dimensions élémentaires de politique documentaire doivent être abordées, du contenu documentaire à la maîtrise des outils professionnels.

Pour l'apprenti, la notion de professionnel de l'informationdoit prendre tout son sens en devenant responsable documentaire. Il apprendra ainsi, au cours du tutorat, à exercer une veille professionnelle et scientifique, ce qui passe notamment par une bonne maîtrise de la recherche web. Le concept de collection hybride* doit aussi pouvoir être assimilé et cela exige de pouvoir appréhender les ressources documentaires dans toute leur diversité, de pouvoir évaluer une ressource numérique et de manière plus générale, pouvoir rendre compte de la complémentarité de chaque support et média (sites web, blogs, périodiques, abonnement en ligne, etc.).

Connaître le panorama de l'édition française est également essentiel, notamment au sein du département Sciences sport vie pratique où le support livre est prédominant.

Ces compétences en matière de veille analytique doivent accompagner des capacités d'adaptation dans l'utilisation des outils mis à disposition pour commander des documents (par le module d'acquisition du SIGB) ou évaluer le développement d'une collection par toutes ses dimensions statistiques (taux de rotation, d'exemplarisation, âge moyen,etc.). Nous sommes dans ce cas précis dans la transmission de savoir-faire très pratiques qui permettent au bibliothécaire de préparer l'entretien bilan documentaire, dont il sera question plus loin, en le dotant de la possibilité d'établir des référentiels communs à l'ensemble des responsables documentaires.

Ces savoir-faire sont, en outre, destinés à être autant de réflexes qui rythmeront l'activité de l'apprenti au diapason de ses collègues expérimentés. Le tutorat, dans son ambition de diffuser de manière homogène des pratiques en cours depuis des années, doit amener à faire prendre conscience de l'étendue de la palette d'outils et de méthodes à disposition du responsable documentaire pour piloter une collection, de la sélection des documents et leur indexation/cotation jusqu'au désherbage. Ces actions documentaires doivent répondre aussi de la procédure validée et utilisée jusqu'ici (établissement de critères de sélection, objectifs volumétriques, listing des jamais sortis, etc.).

La production de contenus numériques

La panoplie de compétences requises ne serait cependant pas complète si on excluait tout ce qui a trait à l'une des fonctions que l'essor du Web rend cruciale pour le bibliothécaire aujourd'hui : la production de contenus numériques55..

Là encore, acquisition de compétences techniques et analytiques sont exigées et attendues de la part de l'apprenti qui, sous la direction du tuteur, apprendra par ailleurs à utiliser un logiciel de gestion de contenus dont le choix revêt un intérêt crucial en termes de processus de publication, de mutualisation des pratiques et de transmission. Les programmes open source étant plus facilement paramétrables par l'utilisateur, le workflow* de validation peut être fluidifié si la plate-forme de saisie est ouverte à tous selon des niveaux d'autorisation différents (rédacteur/correcteur/éditeur). Le Content Management System (CMS) devient ainsi un outil mutualisé qui permet à l’apprenant de saisir plus concrètement le principe de fonctionnement d’une chaîne de publication.

Dans cette relation apprenti/tuteur, le responsable de département a pour tâche de veiller au bon déroulé de tout le processus de transmission et s'assure in fine qu'un domaine pourra bien être attribué au novice.

Un entretien formel entre les trois acteurs valide l'apprentissage, le prolonge ou n'y donne pas suite.

Pour cela, ce qui est vérifié, c'est la bonne compréhension de la nature contractuelle d'un engagement qui doit se décliner par une gestion en mode projet* avec définition d'objectifs annuels, pilotage sur échéance de 4-5 ans, mise à jour régulière de la fiche domaine, respect du PPA, du rythme des commandes et production de contenus éditorialisés.

Production et médiation harmonisées de contenus web


Que le bibliothécaire puisse construire et proposer au public des ressources informatives n'a rien de nouveau si l'on en juge les dossiers documentaires qui peuvent, encore aujourd'hui, être imprimés et mis à disposition sur les étagères de certaines bibliothèques.

Le fait de disposer d'un site officiel à la fois portail documentaire et de service permet cependant d'appréhender différemment la question des produits éditoriaux tout comme celle de l'accès à des ressources web sélectionnées.

Tout l'enjeu, en matière de politique documentaire et de management, est de veiller au maintien d'une offre qui soit lisible par la nature et la standardisation des réalisations écrites mises en ligne.

La question « que publier ? » doit ainsi accompagner une réflexion sur la manière de donner un cadre éditorial précis aux bibliothécaires qui verront là un canevas à suivre dans leur production.

Si nous prenons l'exemple du dossier documentaire évoqué plus haut et tel qu'il est proposé par la MIOP66., nous pouvons constater qu'il est le résultat d'une architecture unique qui donne des repères au lecteur par des rubriques permanentes. On notera au passage que c'est la même logique de gabarit qui détermine le format de publication de l'ensemble des réalisations écrites des bibliothécaires (webzooms77., conseils88.) qui deviennent de facto, des objets de mutualisation au service de la pensée et du style de chacun.

Faisant partie intégrante de la collection et entrant en complémentarité avec les imprimés, la réalisation d'un dossier est l’œuvre du responsable documentaire. Celui-ci propose alors un sujet dont l'approche, signalée en introduction, doit être transversale, dialectique et critique.

Le responsable de département, qui valide le sujet, fait alors office de garant d'un cahier des charges qualitatif. Il vérifie le caractère synthétique du travail qui n'a tant pas pour but de « disserter » que de réunir un ensemble cohérent de ressources écrites, vidéos, audios ou visuelles censées apporter une plus-value informationnelle incontestable.

La fiabilité d'informations pertinentes, actualisées et identifiées garantit l'intérêt du produit documentaire qui est supervisé par le responsable de département, puis fait l'objet d'une dernière lecture avant publication par le directeur de la politique documentaire. Cette double validation permet de contrôler la cohérence de fond et de forme du dossier lui-même et des dossiers entre eux.

C'est à ce titre que la notion de portail d'information documentaire prend tout son sens ; cet espace en ligne devenant une entrée vers un ensemble de ressources organisées rationnellement et selon des logiques d’usage propres à la navigation web. Rien n'interdit alors de pousser cette logique à son maximum et de faire d'un répertoire de sites sélectionnés par le bibliothécaire, une base de métadonnées pouvant répondre aux attentes du public dans sa recherche d'informations pratiques utiles au quotidien. Ainsi, le responsable documentaire du domaine Cuisine veillera à ce que sa sitothèque propose des entrées explicites pour Accorder un mets avec un vin ou trouver une technique culinaire en vidéo. Cela a le mérite d'être modélisable puisque si la sitothèque du domaine Sport peut proposer un répertoire pour trouver une association sportive près de chez soi, celle concernant l'Élevage offrira la possibilité d'accéder, entre autres, à des sites web sur les différentes races de chien, sujet que la collection physique ne saurait couvrir spécifiquement vu la profusion éditoriale à ce propos.

Outre la réflexion que cela apporte en matière de complémentarité des supports dans une collection hybride, mettre en place une telle sitothèque revient à faciliter la maîtrise des contenus que les bibliothécaires doivent être en capacité de promouvoir plus facilement. Ceux-ci auraient alors la possibilité de se référer à ce classement organisé des ressources web pour répondre aux demandes du public. De ce fait, les pratiques ne sont plus seulement harmonisées en matière de sélection documentaire mais également en ce qui concerne la médiation. En promouvant cela, le responsable de département s'efforce alors de coordonner la circulation de l'information professionnelle au sein des équipes, un rôle qu’il assume particulièrement lors des nombreuses instances d’échange et de collaboration qu’il est amené à animer sur l’ensemble du réseau.

Les instances d'échanges et de collaboration


Comme il a été signalé précédemment, l'entretien individuel occupe une place primordiale dans la relation entre responsable de département et responsable documentaire.

Il se décline, au minimum, de manière bi-annuelle, en milieu et fin d'année, et sert de point bilan. Ce qui se vérifie ici est alors la capacité du responsable d'un domaine à évaluer son action en fonction des objectifs fixés en début d'année.

Le responsable de département, dans un souci de cohérence et de suivi, exigera de l'ensemble de ses collaborateurs un ensemble d'informations statistiques afin d'appréhender au mieux l'activité de la collection ainsi que les choix réalisés par l'acquéreur.

Délimitation d'une période statistique de référence, montants dépensés par rapport au PPA, taux de rotation et taux d'exemplarisation par domaines, segments ou sites,... ce sont autant d'éléments qui doivent donner des clés analytiques d'une gestion stratégique du domaine qui est ensuite présentée à l'ensemble des responsables documentaires lors d'une réunion bilan.

Cela ne signifie pas pour autant que tout se résume à ces rendez-vous ponctuels dans l'année puisque des réunions de département sont assurées de manière beaucoup plus fréquente (toutes les 3 semaines/un mois) et permettent d'articuler politique documentaire du département et politique documentaire de l'établissement.

La dimension managériale de la fonction de responsable de département s'exprime alors pleinement dans l'animation de ces instances indispensables qui ponctuent l'année d'exercice. Entretiens individuels, réunions bilans ou de département contribuent de cette manière à donner des repères organisationnels afin de permettre une circulation verticale (de responsable documentaire à responsable de département) et horizontale de l'information (entre responsables documentaires) nécessaires lorsque l'on travaille en réseau, c'est-à-dire en tenant compte de la distance géographique entre les différents acteurs d'un département qui doit trouver son rythme de vie.

La pérennité de ces instances façonne une méthodologie de travail et un environnement professionnel normé qui facilitent la prise de responsabilités nouvelles. À ce titre, les différents outils jouent un rôle primordial. Utilisation de la fiche domaine et de ses rubriques (charte, PPA, panorama de veille, etc.), workflow et procédures, recours à des vade-mecum, à des gabarits, ce sont là des éléments formalisés qui permettent le développement d'une culture commune dont a pu être imprégné le responsable de département s'il a été, par le passé, responsable documentaire.

Il en devient par la suite le garant en veillant à ce que l'ensemble des ressources mis à disposition du bibliothécaire soient accessibles, assimilées voire renouvelées dans une logique de bien commun.

 
2.

Voir à ce propos, Jérôme Pouchol, « Les chartes documentaires de la MIOP », Bambou, 22 janvier 2013. [En ligne] : < https://docmiop.wordpress.com/2013/01/22/les-chartes-documentaires-de-la-miop/>.

3.

Elles sont consultables sur le portail documentaire de la MIOP. [En ligne] : < http://www.mediathequeouestprovence.fr/chartes-documentaires >.

4.

Voir par exemple le Netvibes des domaines Sciences pures et sciences de la vie et de la terre. [En ligne] : < http://www.netvibes.com/laorden#Bibliotheconomie >.

5.

Lire à ce sujet, Christelle Di Pietro (dir.), Produire des contenus documentaires en ligne : quelles stratégies pour les bibliothèques ?, Villeurbanne, Presses de l'enssib, 2014 (coll. La Boîte à outils ; 30).

6.

Pour les parcourir, consulter la page qui leur est dédiée sur le portail de la MIOP. [En ligne] : < http://www.mediathequeouestprovence.fr/dossiers-documentaires >.

7.

Pour découvrir les webzooms, consulter aussi la page dédiée sur le portail de la MIOP. [En ligne] : < http://www.mediathequeouestprovence.fr/webzooms >.

8.

Idem pour les conseils. [En ligne] : < http://www.mediathequeouestprovence.fr/index/index/id_profil/239 >.