3. Pour une approche concertée du développement documentaire dans le réseau de la médiathèque départementale du Puy-de-Dôme

Soumis par cvigneault le mer 04/01/2017 - 12:06

 

 

En 2012, la Médiathèque départementale du Puy-de-Dôme (MD63) décide de rationaliser son importante activité documentaire. À l’instar des travaux menés par d’autres BDP (L’Ille-et-Vilaine, le Rhône…), elle fait le choix d’entamer une réflexion collégiale incitant chacune des bibliothèques du réseau à co-construire une nouvelle collaboration documentaire.

Abordons ci-dessous les étapes de cette nécessaire réforme.

Le contexte : le premier motif du changement


En 2010, la MD63 achète, gère et met à disposition des Puy-Dômois d’importants volumes documentaires, 400 000 ouvrages tous supports confondus. Les budgets d’acquisition conséquents de la dernière décennie n’ont guère contraint les pratiques d’acquisitions. Les orientations d’achats ne sont pas véritablement formalisées. L’offre desservie par le bibliobus reste uniforme pour tous.

En réalité, ce fonctionnement ancien est devenu inopérant. En interne, sous les contraintes de trajets et de ports de charge les bibliothécaires ont progressivement perdu leur rôle de conseil et de médiation. Sur les territoires, le bibliothécaire (professionnel ou bénévole) semble accepter le service par défaut sans parvenir à définir réellement les contours de son insatisfaction et la qualité de communication avec les équipes de la MD63 en souffre.

Les nouvelles préconisations du schéma de développement de la lecture publique, l’évolution des missions des BDP, mais aussi la baisse annoncée des ressources humaines et financières, accentuent la nécessité de reconsidérer le développement documentaire et les services de la MD63 sous l’angle de l’efficience.

Il s’agit dès lors de travailler l’attractivité de l’offre documentaire de la MD63 pour la rendre « indispensable autrement », et faire évoluer le rôle de la MD63 de prestataire de services à celui de partenaire, préfigurant ainsi une certaine idée de mutualisation.

Les enjeux d’une politique documentaire concertée


Le premier enjeu de la mise en œuvre d’une politique documentaire concertée est de mieux distinguer, avec les bibliothèques du réseau, les besoins et attentes de la population à desservir et d’appréhender ainsi l’identité documentaire de chacune d’entre elles.

Initié en 2012, le projet répond à des exigences intellectuelles : faire vivre des ressources d’origine diverse qui répondent aux besoins des populations à desservir et de ce fait relancer l’attractivité des bibliothèques ; mettre en cohérence le schéma de lecture publique et l’offre documentaire ; améliorer l’efficacité du partenariat entre la MD63 et les réseaux de bibliothèques.

Le projet répond également à des exigences pratiques : accompagner la montée en compétences des bibliothécaires du réseau autour des principes de politique documentaire ; établir des profils documentaires pour orienter et accompagner les acquisitions des partenaires ; réformer la desserte documentaire.

Désormais, la politique documentaire de la MD63 doit être guidée par la notion de complémentarité raisonnée.

Le processus : la formation-action


Seize bibliothèques pilotes vont participer aux différentes phases du projet.

La première phase consiste à établir un diagnostic documentaire dans chaque territoire concerné.

Après une présentation collective des pratiques documentaires en cours à la MD63, trois fiches enquêtes successives sont envoyées aux participants. Elles portent principalement sur leurs pratiques professionnelles, leurs publics, leurs partenariats actuels et potentiels, leurs collections et leurs usages.

Le but de ces trois enquêtes est de poser le cadre dans lequel va s’inscrire le travail collaboratif documentaire futur.

Des équipes mixtes (équipe MD63 et salariés ou bénévoles du réseau) sont constituées et produisent chacune deux fiches d’identité documentaire.

Étape déterminante de la formation-action*, la rédaction de ces dernières se révèle à la fois un accessoire du travail collaboratif et constitue le squelette d’une future formalisation de politique documentaire différenciée dans chaque bibliothèque ou réseau.

La fiche s’articule autour de cinq paramètres : caractéristiques globales, public, objectifs de service, activité documentaire, ressources documentaires.

L’analyse des premières fiches d'identité laisse apparaître les disparités, ou des particularités attendues, d’un réseau à l’autre. Cependant et paradoxalement, ces particularités ne sont pas répercutées en matière d'offre documentaire d’un territoire à l’autre.

La mission encyclopédique poursuivie par les plus petites bibliothèques nuit à la pertinence de l’offre. Celles-ci, à vouloir couvrir tous les domaines de la connaissance, peinent à satisfaire un public-cible, fidèle à des domaines pourtant bien identifiables et n’en attirent aucun autre.

D’autre part, sans doute du fait de la jeunesse des intercommunalités*, la cohérence documentaire au sein d’un même réseau n’est pas aboutie, ce qui renforce notre sentiment de déposer de tout partout.

Enfin, les objectifs de service de ces mêmes réseaux intercommunaux sont insuffisamment déterminés, empêchant de fait une projection et répartition documentaire raisonnée.

Si des volontés existent ici ou là d'orienter et d'adapter les collections aux regards des partenariats ou des usages repérés, les difficultés de mise en œuvre demeurent. Ceci majoritairement à cause d'un manque de temps et de ressources humaines et financières.

De plus, certaines bibliothèques participantes doutent de l’intérêt de ces critères comme guides de leur orientation documentaire. Il a donc fallu rappeler que les collections étaient au service d’un public qui diffère d’un territoire à l’autre et que seule la connaissance de ce public divers améliorera la complémentarité documentaire recherchée.

Pour prendre la mesure des différents niveaux de complémentarité que viennent de révéler et préciser ces premières étapes, le groupe de travail approfondit la notion de « profil documentaire ».

Cet outil utilisé pour chaque réseau de bibliothèques du Puy-de-Dôme doit présenter à la MD63 l’ensemble des traits documentaires marquants qui caractérisent les besoins d’une bibliothèque. Il permet d’obtenir une photographie annuelle des besoins de « complémentarité documentaire » exprimés par chacun.

À ce stade du partenariat ainsi initié, la MD63 semble en mesure de reconsidérer ses conditions et modalités de prêt, de proposer le service de mise à disposition des documents le plus efficace, le plus pertinent.

Et après le changement : conséquences, évolutions, adaptation ?


Les conséquences logistiques

Sans bibliobus…

En 2013, les pannes récurrentes de la flotte de bibliobus pénalisent de plus en plus le service aux usagers. Le projet de politique documentaire concertée est alors l’occasion de reconsidérer les modalités de desserte actuelles, des quotas, des supports, voire des domaines de la connaissance représentés.

Chaque bibliothèque est désormais en mesure de percevoir la plus-value de cette nouvelle forme de circulation des collections de la MD63.

Focus

Un premier slogan s’impose : « Donner mieux plus rapidement, sans forcément donner tout partout ».

La desserte intercommunale supplante la desserte communale et la cohérence documentaire est recherchée à l’échelle des réseaux.

L’offre de service ainsi raisonnée à l’échelle d’un territoire accrédite la transformation de l’historique « desserte » uniforme. Le service des réservations est étoffé, un planning de choix sur place est proposé. Un système de sélections est organisé, qui consiste en une proposition par les bibliothécaires de la MD63 de 150 documents choisis selon les profils documentaires préalablement renseignés et formalisés.

L’option de privilégier la fréquence des rotations par rapport au volume déposé accélère les flux de documents et ne manque pas de bousculer les pratiques documentaires et fonctionnelles en cours.

En interne, l’absence d’un logiciel de gestion de planning adéquat, et le manque important d’espaces de stockage, de transit alourdissent un peu plus les opérations de manutention et de circulation des documents ; le système est là ralenti alors qu’il se doit d’être fluide.

Par ailleurs, la modification logistique de la MD63 oblige les communes et intercommunalités à repenser l’équilibre de leurs fonds et à organiser leur propre rotation documentaire sur leur territoire.

Les conséquences managériales

Si la réforme ne manque pas de générer des interrogations en externe, fin d’un service, transfert des charges de travail sur les intercommunalités, en interne les sentiments sont partagés. La majorité des agents, ceux qui ont collaboré de près au projet savent que la MD63 était arrivée au bout d’un système d’organisation. Mais la réorganisation du pôle, qui se fait en parallèle des missions quotidiennes et autres projets transversaux en cours, reste une source d’inquiétudes pour les équipes.

Partiellement dessaisis du poids de la gestion intellectuelle des collections, les bibliothécaires de la MD63 doivent réinvestir le champ du service au public en y intégrant une dimension collaborative. Il faut dès lors anticiper ou réajuster en permanence qui de la MD63 ou du réseau possède les ressources humaines, logistiques et bien sûr documentaires, susceptibles de parfaire ce développement documentaire mutualisé. Ce nouveau système réinterroge à la fois :

  • les espaces de travail adéquats sur le territoire ;
  • l’adéquation entre la fréquence des flux et le respect des conditions ergonomiques et temporelles des tâches de chacun ;
  • la complémentarité et la réponse documentaire adaptées aux besoins de l’ensemble d’un département.

Cette nouvelle organisation change la perspective du métier, faisant hésiter entre polyvalence et expertise des postes, mettant également en exergue les limites de nos SIGB actuels et les fonctionnalités nouvelles indispensables à la gestion sereine de l’ensemble.

L’accompagnement au changement de chaque cadre d’emploi doit être envisagé avec toute l’attention nécessaire. Les fiches de poste des chauffeurs-magasiniers doivent davantage préciser les tâches de magasinage et de service au public lors des choix sur place notamment. Celles des bibliothécaires laissent, comme il était souhaité, davantage de place aux missions d’accompagnement, d’ingénierie et de conseils.

Progressivement, le service évolue, améliorant ses capacités d’adaptation en permanence, créant finalement plus d’émulation et de transversalité. Le travail en mode projet devient courant et presque naturel pour résoudre les problématiques nouvelles qui ne manquent pas d’advenir. On observe également moins de frilosité à s’engager dans les expérimentations, à tester de nouveaux outils, de nouvelles méthodes augmentant les échanges en interne comme en externe.

Les conséquences documentaires

Au sein de la MD63

La gestion, la circulation et la valorisation plus dynamiques de ses collections, couplées à la recherche active d’une nouvelle complémentarité documentaire, ont progressivement repositionné la MD63 à l’égard de ses partenaires.

La concertation à propos des pratiques documentaires lui a permis de redéfinir sa plus-value en matière de collections physiques et numériques : le maintien d’une offre éditoriale diversifiée, que les bibliothèques du réseau ne peuvent pas avoir mais aussi des capacités de renouvellement documentaire, supérieure à celle des bibliothèques du territoire.

D’autre part, le fait d’inscrire la réflexion de chaque acquéreur dans la notion de public et non plus seulement dans celle d’équilibre d’une collection nous a fait sortir du schéma ancien de pensée qui consistait davantage à constituer une collection, plutôt que de répondre à un besoin documentaire immédiat.

Désormais, il s’agit de considérer nos collections sous l’angle de leur utilité prévisionnelle, par rapport aux politiques publiques et aux besoins identifiés des publics puy-dômois.

L’équilibre documentaire pour la MD63, c’est avoir des collections raisonnées par rapport à une collectivité particulière d’usagers, sans poursuivre à tout prix le but d’une bibliothèque idéale ou exhaustive. C’est aussi réinterroger la nature des documents constituant un dépôt en travaillant davantage l’idée de contenus que celle de supports.

De fait, le catalogue en 2016 ne compte plus que 280 000 documents contre 400 000 en 2010. La complémentarité s’affine dans les plans de développement des collections en concertation avec le réseau ; la visibilité des documents s’accentue grâce au développement des outils de médiation et de valorisation des ressources ; l’accessibilité et la disponibilité sont accélérées du fait de la réforme de la desserte.

Au sein du réseau de lecture publique

La formation-action a déclenché des besoins de formation supplémentaires en matière de politique documentaire. Plusieurs formations ont eu lieu sur les territoires prenant en compte leurs particularités et associant dès que possible du personnel départemental, accentuant ainsi le travail en proximité territoriale.

Certaines chartes documentaires « mutualisées » entre réseau de bibliothèques et médiathèques départementales tentent de voir le jour. Malgré des sollicitations de plus en plus systématiques auprès de la MD63, force est de constater que le processus de mutualisation documentaire ne fait que commencer.

Les bibliothèques qui ne l’avaient pas encore réalisé prennent conscience que leur structure ne se limite pas aux usagers actuels et que le dépôt renouvelé de documents n’est pas une fin mais un service, qui s’insère dans un ensemble de ressources documentaires aux provenances multiples.

La mise à disposition des collections sur profils préalablement négociés et formalisés annuellement, donne la possibilité d’intégrer plusieurs éléments du contexte particulier de chacun des réseaux. Et les bibliothèques trouvent dans cette approche différenciée, une meilleure prise en compte des besoins particuliers de leurs territoires (types de documents, différents publics, priorités d’acquisitions propres, thématiques, niveaux).

Ainsi l’évolution, du bibliobus à la desserte sur profils documentaires, nous a permis de passer du « prenez ce que vous trouvez » à « trouvez ce que vous cherchez ».

Le travail collaboratif annuel entre les référents de territoires MD63 et les réseaux autour des profils documentaires attestent d’un déplacement des besoins documentaires. Cela nécessite parfois des ajustements qui peuvent contrarier la stabilité du système et le bon déploiement de la politique documentaire à l’échelle départementale, mais un tel processus de refonte nécessite un vrai temps de construction.

Perspectives : des services informatiques et bibliographiques


Pour aller plus loin, le nouveau projet de service de la MD63 pourrait très prochainement accentuer le principe de mutualisation documentaire à l’échelle du département. Sous certaines conditions de transfert, ce projet pourrait également être modélisé et adapté à d’autres types de réseaux de lecture publique confrontés aux mêmes problématiques.

En effet, plusieurs collègues travaillent aujourd’hui à la proposition d’un SIGB départemental mutualisé, administré par la MD63. Ce dernier serait proposé aux bibliothèques du réseau désireuses de s’équiper, changer ou améliorer leur système.

Cela pourrait amener certaines bibliothèques à déléguer tout ou partie de leurs activités de politique documentaire, à partir d’une définition des besoins de leur territoire et de leur profil documentaire.

Les plus-values seraient multiples et réciproques. Pour le réseau, le système garantirait un développement documentaire, basé sur une connaissance large et approfondie de l’offre, et permettrait un gain de temps qui faciliterait le développement de la gestion bibliographique (réalisée par les responsables documentaires de la MD63). Tandis qu’en interne, l’administration et la gestion d’un SIGB mutualisé plus adapté et surtout plus fonctionnel, fourniraient une vision globale de la carte documentaire du département, renforçant ainsi équilibre et complémentarité.