1. Veille collaborative et politique documentaire

Soumis par cvigneault le mer 04/01/2017 - 15:35

 

 

Il est impensable d’évoquer la notion de politique documentaire sans commencer par rendre hommage à ce grand expert que fut Bertrand Calenge, disparu trop tôt en début 2016. Dans l’un de ses nombreux ouvrages consacrés à ce sujet, Bertrand Calenge définissait la politique documentaire comme « un art de la navigation dans un système complexe »11.. Cette définition, conçue comme une invitation à penser la complexité, pourrait tout autant s’appliquer à la pratique de la veille, qu’il s’agisse de veille documentaire ou de veille stratégique. La complexité actuelle du monde de l’information et de la connaissance fait de la veille une pratique incontournable en bibliothèque, à mener de façon collaborative, en lien étroit avec la politique documentaire.

 

La veille : une pratique collaborative

Qu’est-ce que la veille ?

Selon le dictionnaire encyclopédique de l'information, la veille informationnelle est un « processus continu et dynamique faisant l’objet d’une mise à disposition personnalisée et périodique de données ou d’informations, traitées selon une finalité propre au destinataire, faisant appel à une expertise en rapport avec le sujet ou la nature de l’information collectée »22..

Cette pratique est loin d’être nouvelle pour les professionnel.le.s de l’information. Au fil des années, le processus s’est formalisé et a suivi l’évolution conjointe des technologies et des mentalités. L’évolution des technologies, particulièrement rapide au cours des vingt dernières années, a permis le développement de nouvelles solutions, notamment dans le domaine de la collecte et de la diffusion d’information. L’évolution des mentalités favorise des organisations moins hiérarchisées, plus horizontales, basées sur la transversalité et les usages collaboratifs.

Dans le contexte des bibliothèques, quelle que soit leur nature, on peut distinguer trois types de veille.

Encadré 1. Trois types de veille pour les bibliothèques

•une veille éditoriale portant sur les nouvelles publications, de toutes sortes. Cette veille est évidemment destinée à alimenter le processus d’acquisition mais s’adresse également aux publics des bibliothèques, afin de leur permettre de suivre les parutions dans leurs domaines d’intérêt. Les produits livrables peuvent se présenter sous différentes formes : envois réguliers par courrier électronique, mais aussi présélections en vue d'acquisitions, widgets ou flux RSS à intégrer dans des portails documentaires ;

•une veille informationnelle permettant de surveiller les nouveautés dans le secteur de spécialisation de la bibliothèque, afin d’aider les utilisateurs à se repérer dans un écosystème informationnel toujours plus foisonnant et évolutif. Ce type de veille porte essentiellement sur des contenus web mais peut inclure également des productions internes. Elle s'adresse aux mêmes publics que la veille éditoriale mais les produits livrables sont différents. La veille informationnelle peut être diffusée sous forme de blog, de portail de flux RSS, via des plates-formes de curation ou bookmarking social, ou encore via les médias sociaux généralistes ;

•une veille stratégique, qui s'adresse plutôt aux décideurs et permet un suivi systématique de sujets stratégiques, ainsi que l'extraction et l'analyse des tendances et « signaux faibles ». On entend par signaux faibles des indices, ou signes avant-coureurs, de toute évolution qui pourrait impacter l’environnement économique, technique, réglementaire, d’une entreprise ou organisation. Le corpus utilisé dans le cadre de la veille stratégique est le même que celui de la veille informationnelle, mais retraité et analysé sous forme d'études, rapports, état de l'art… L'objectif est ici d'aider à la prise de décision et de favoriser l'anticipation.

La veille stratégique se décline elle-même selon plusieurs facettes : veille technologique, concurrentielle, marketing, réglementaire… La surveillance de l’e-réputation, très en vogue actuellement, en est l’une des formes les plus récentes, en lien avec la déferlante des médias sociaux. Il s’agit en effet de surveiller ce qui se dit d’une personne ou d’une marque via les médias sociaux.

La veille est un état d'esprit… comme le collaboratif

Pour autant, la veille ne se limite pas à une simple collecte d'informations, fût-elle systématique : ce terme polysémique peut désigner également une recherche approfondie d'informations, en incluant notamment des sources d'information à valeur ajoutée* (par exemple, des bases de données documentaires). Il s’agit ainsi de faire émerger depuis les profondeurs du Web ces fameux « signaux faibles » ou informations rares et innovantes. On utilisera pour cela des sources d’information rares ‒ et parfois onéreuses ‒, ou encore des méthodes « agiles »* de recherche avancée via les moteurs web classiques. La veille est également indissociable de la notion d’anticipation ou de détection de tendances. Il s’agit également d’une forme d’apprentissage collaboratif, qui va permettre aux membres d’une communauté professionnelle de co-construire une vision commune, et de s’adapter collectivement, grâce à la maîtrise de l’information, à toute forme de mutation. On comprend de ce fait le succès de la veille, sous toutes ces formes, en cette période de transformation rapide de l’économie et de la société.

Ainsi, la veille ne saurait se réduire à une simple pratique documentaire : il s’agit avant tout d’un véritable état d’esprit caractérisé par la curiosité, la créativité, la volonté de décloisonnement, sans oublier la fameuse « sérendipité » qui préside aux découvertes heureuses…

Le travail collaboratif participe de ce même état d’esprit basé sur l’ouverture, l’agilité et la confiance réciproque.

À l’heure de la « vie share »33.et d’une consommation collaborative, le partage d’informations et de données déborde la sphère professionnelle et devient un véritable mode de vie. La veille tout comme le travail collaboratif, font partie des pratiques transversales et mutualisées dans l’organisation dite « 2.0 ».

La veille : un moyen de positionnement pour les professionnels de l'information

Dans un contexte où les compétences des professionnels de l’information ne sont malheureusement pas toujours reconnues à leur juste valeur, la veille peut constituer un moyen de positionnement.

Les professionnels de l’information peuvent en effet faire d’un service de veille une vitrine de leurs savoir-faire en matière de collecte, traitement et diffusion de l’information.

Comme nous le détaillerons plus bas, la veille se co-construit avec les utilisateurs : pour les bibliothécaires et documentalistes, c’est l’occasion de développer des liens forts et de communiquer de façon bilatérale avec leurs publics.

La veille est ainsi une activité continue qui renforce la relation entre un service documentaire et ses publics. Sa dimension collaborative permet de valoriser la diversité et la richesse d’un réseau ou d’une communauté, et lui donner de la visibilité et de la lisibilité.

Les bénéfices de la veille collaborative

Un projet de veille ne se limite pas à la mise en place d’un outil, même doté des fonctionnalités les plus sophistiquées. Un projet de veille est un processus complexe qui conjugue tout à la fois de l’organisation, des compétences diversifiées, des outils (outils de collecte automatisée, d’analyse, de stockage ou de partage) ainsi que des ressources et des processus informationnels.

La pratique de la veille peut difficilement aujourd’hui s’exercer de façon individuelle, et a acquis au fil des années une dimension toujours plus collaborative.

Plusieurs raisons expliquent ce phénomène : tout d’abord, une personne isolée n’a plus ni le temps ni les moyens de faire face à la surabondance des contenus informationnels, désignée généralement par le mot-valise « infobésité ». Ensuite, la démocratisation des outils et méthodes de veille a eu pour effet d’étendre le périmètre des veilleurs : enseignants, journalistes, professionnels d’entreprises, font de la veille, sans parfois en être conscients. De plus, l’éloignement géographique de certaines équipes, ou au contraire des convergences ou regroupements d’établissements favorisent la pratique de la veille collaborative.

Le processus de la veille collaborative : bonnes pratiques et risques du métier


Le processus de la veille informationnelle est généralement présenté sous la forme d’un cycle en quatre temps : étude des besoins, recherche/collecte, traitement, diffusion/capitalisation de l'information. Cette deuxième partie détaillera les différentes étapes et présentera la façon dont ce processus évolue à la lumière du travail collaboratif.

Tableau 1. Processus de veille : personnelle versus collaborative
Veille personnelle Veille collaborative
Étude des besoins documentaires des différents publics
Définition des axes de veille Définition collaborative des axes de veille. Élaboration d'une charte de règles communes : critères communs de sélection, diffusion et conservation…
État des lieux des ressources disponibles État des lieux : identification et cartographie des acteurs et compétences. État des lieux de l'existant : ressources et activités de veille informationnelle déjà existantes
Sourcing : définition de la typologie des sources utiles pour la veille informationnelle Sourcing réparti selon les compétences thématiques identifiées
Identification du champ sémantique Définition d'un modèle documentaire commun : méta-données, tags, entrées documentaires
Évaluation budgétaire Répartition des budgets et harmonisation des procédures

La phase préparatoire

La phase préparatoire est une première étape fondamentale et malheureusement trop souvent négligée. Il s’agit en effet, d’analyser les besoins informationnels des différents publics de la veille, mais aussi d’identifier les axes de veille ainsi que la typologie des indicateurs à surveiller. Cette phase est également l’occasion de définir le champ sémantique, soit l’ensemble des mots clés qui serviront ensuite à paramétrer flux et alertes. Dès cette phase amont, il convient d’effectuer également un premier sourcing, ou liste des sources et producteurs d’informations qui seront à surveiller régulièrement. Le tableau 1 permet de comparer, dans le cadre de cette phase préparatoire, l’approche « collaborative » au regard d’une veille plus « personnelle ».

L'un des principaux facteurs de succès, lors de cette phase, consiste en l'élaboration d'une charte qui peut servir à la fois à la veille informationnelle et à la politique documentaire.

On peut mentionner ici à titre d’exemple la charte du « bouillon des bibliobsédés » : cette veille collaborative en information-documentation est alimentée par un groupe d’une vingtaine de veilleurs professionnels de l’information. La charte, consultable en ligne sous forme de carte heuristique44., présente les principes fondateurs de la veille, mais aussi les questions techniques, et surtout la ligne éditoriale ainsi que les engagements des participants.

La collecte et les acquisitions

La collecte des contenus utiles pour la veille peut s’effectuer selon différentes modalités. La collecte sur le Web passe généralement par un ou plusieurs outils automatisés, basés sur des flux RSS et alertes mots clés paramétrés en fonction des critères établis lors de la phase préparatoire. Au cours de cette phase, la collecte peut être répartie entre plusieurs veilleurs, selon une distribution géographique ou thématique. Innovation marquante des dernières années, les réseaux sociaux* font désormais partie des sources et outils utiles pour tout type de veille. Les réseaux sociaux, et Twitter en particulier, constituent en effet d’excellentes sources d’information pour la veille technologique, concurrentielle ou tout simplement informationnelle. On peut également les utiliser comme canal de diffusion, afin de toucher aisément un large public. Les réseaux sociaux présentent également l’avantage de répondre au besoin d’instantanéité qui prime aujourd’hui pour de nombreux publics. Dans le domaine de la veille technologique, les plates-formes collaboratives spécialisées dans la gestion et le partage d’articles scientifiques (Researchgate, Zotero, CiteUlike…), ainsi que les réseaux de blogs créent de nouvelles convivialités entre chercheurs et induisent des usages innovants. De façon plus générale, la pratique du bookmarking social (Diigo) ou de la curation collective (Scoop it, Pearltrees…) remet l’intelligence collective et le filtre humain au cœur de la gestion des connaissances, et suscite de nouveaux enjeux épistémologiques.

Le traitement

Cette troisième phase que constitue le traitement de l’information recueillie est sans doute l’une des plus délicates à automatiser et à mutualiser. Il s’agit en effet de sélectionner et organiser les documents selon la taxonomie établie lors de la phase préparatoire. Les tris peuvent être automatisés via des systèmes d’attribution de méta-données et de traitements statistiques ou sémantiques des contenus.

Les règles communes de sélection et tagging, définies en amont, permettront d’harmoniser ce processus et de créer de véritables tableaux de bord collaboratifs.

Diffusion et capitalisation

Enfin, la quatrième phase vient compléter le cycle à travers la diffusion des contenus utiles sous forme de produits livrables adaptés aux besoins et à la nature des différents publics. Certains contenus peuvent être stockés dans des bases de connaissance, organisées selon des plans de classement correspondant aux thèmes récurrents.

Les bulletins de veille du service prospective de l’Institut national de recherche en sciences et technologies pour l’environnement et l’agriculture (Irstea)55.constituent un bon exemple de livrables collaboratifs, alimentés par plusieurs centres de ressources. Un groupe de professionnels de l’information scientifique et technique (IST) de l’Irstea collabore également à une veille diffusée via Scoop.it, concernant entre autres le partage de données de la recherche66..

Les facteurs de succès d’une veille collaborative

Le secret de la réussite d’un projet de veille collaborative repose sur plusieurs facteurs. Nous avons insisté plus haut sur l’importance capitale de la phase préparatoire, d’où vont découler plusieurs éléments clés :

  • la détermination des objectifs de la veille : il s’agit de fixer des objectifs communs et fédérateurs pour toutes les parties prenantes ;
  • la définition du rôle de chaque collaborateur ;
  • la mise en place de règles communes d’analyse et de traitement (vocabulaire commun, tags, types d’informations retenues…) ;
  • une circulation fluide et rapide de l’information : la diffusion d’information en temps réel favorise la mutualisation et les projets communs ;
  • l’animation et la valorisation du réseau de veille : un projet de veille ne peut se passer d’un animateur, dont le rôle consiste à dynamiser et entretenir le réseau.

Les facteurs d’échec

Un projet de veille collaborative peut échouer, s’essouffler, s’épuiser, là encore pour de multiples raisons, généralement d’ordre plutôt organisationnel que technique.

La démobilisation des parties prenantes peut être due à une mauvaise appréhension des enjeux, ou une difficulté à percevoir concrètement le projet. Une évolution trop rapide et non maîtrisée du contexte extérieur peut faire perdre sa pertinence au projet, qui doit s’adapter à tout changement. A contrario, il existe également un risque de « banalisation » du fonctionnement du réseau, et d’essoufflement face à une activité trop routinière. Un réseau de veille n’est pas non plus à l’abri de conflits entre les personnes, ou de problèmes liés à l’organisation. Un animateur trop omniprésent risque d’étouffer la spontanéité et la créativité ; mais un animateur pas assez impliqué peut également provoquer des tensions au sein du réseau.

Par ailleurs, il ne faut pas négliger les questions liées au droit d’auteur et à la propriété intellectuelle. Enfin, des outils trop anciens, trop complexes ou redondants peuvent également constituer des freins. Examinons maintenant la typologie des différentes familles d’outils.

Les solutions de veille collaborative


Aucun outil ou solution actuellement disponible sur le marché ne peut prétendre à répondre aux différents éléments du processus évoqués plus haut.

Les solutions collaboratives peuvent intervenir à plusieurs stades du processus de veille. Rappelons par ailleurs que les outils ne sont pas collaboratifs par nature, mais ils le deviennent lorsqu'ils sont utilisés à bon escient et dans un contexte favorable !

Dans la phase préparatoire, ils peuvent servir à favoriser le brainstorming, et les échanges d’idées. Ils permettent de mutualiser le sourcing et la surveillance automatisée dans la phase de recherche et collecte : c’est le cas notamment des outils de curation collective. L’approche collaborative accompagne également la production et la gestion de l’information interne, ainsi que toutes les actions d’échange, de partage ou transfert de la connaissance.

Le tableau ci-dessous présente une typologie des outils répartis selon les différents types de composantes qui peuvent jalonner le processus de veille collaborative et transpose dans le domaine de la veille le modèle « KWC – Knowledge Workers Community » créé par Jean-Yves Prax77..

.
Tableau 2. Typologie des outils de veille collaborative
Étapes de la veille collaborative Types de solution
Partager des idées, brainstorming Intranets, extranets, forums, communautés virtuelles, mind mapping, messagerie instantanée, réseaux sociaux d’entreprise
Travailler ensemble, partager un projet E-mail, forums, calendrier partagé, workflow, réseaux sociaux d’entreprise, visioconférence, gestion de projet
Produire et gérer l’information interne Documents partagés, bases de connaissance, moteurs de recherche interne, bases de données internes…
Transférer et partager la connaissance Visioconférence, MOOCs
Partager la surveillance Répartition des thèmes selon les collaborateurs, bookmarking social, curation collective

Veille informationnelle et politique documentaire


Nous terminerons cette contribution par une réflexion sur les liens étroits entre veille informationnelle et politique documentaire. Ce concept n'est plus aujourd’hui seulement synonyme de constitution de collections mais aussi de sélection de contenus numériques et de définition des modalités d'accès aux contenus.

Le cycle de la veille informationnelle évoqué plus haut est très proche du principe de la politique documentaire : il s'agit dans les deux cas de figure d'anticiper les besoins des publics pour fournir une médiation documentaire adaptée et ciblée. Veille et politique documentaire poursuivent ainsi les mêmes objectifs : proposer à des publics des informations de qualité, pertinentes, non redondantes, et les organiser selon un système de capitalisation et d'archivage. L'objectif à long terme est de construire et alimenter une base de connaissance, qui constituera une référence sur des thématiques précises.

Veille informationnelle et politique documentaire s'accordent donc quant à leurs finalités et leur mode opératoire : on retrouve en parallèle les processus de collecte, sélection, traitement, archivage et diffusion de l’information utile.

Par ailleurs, nous avons vu que face à la surabondance et la diversité des informations disponibles, la veille informationnelle tend de plus en plus vers des pratiques collaboratives, basées sur des critères communs aux membres d'un réseau. Il en va de même pour la politique documentaire dont l’objectif est de coordonner et de rationaliser, de réduire les coûts.

La veille et la politique documentaire ont un autre point commun : il ne s'agit pas de fins en soi mais de moyens destinés à fournir à des publics les informations et données nécessaires à leurs besoins.

Le tableau ci-dessous synthétise les points de convergence entre la veille et la politique documentaire.

Tableau 3. Cinq principes de convergence entre la veille et la politique documentaire
Veille informationnelle/éditoriale Politique documentaire
Principes généraux Objectifs et publics de la veille Principes d'actualisation des collections et constitution d'une offre numérique
Ligne éditoriale Thèmes à surveiller.Nature des contenus. Critères juridiques (rediffusion, droits…) Thématiques correspondant aux acquisitions. Niveau des ressources, critères juridiques
Traitement Choix des tags et des modes de traitement (sélection, catégorisation) Choix des tags, catalogage, classement
Livrables Diffusion de la veille aux publics Médiation documentaire
Règles de conservation et archivage Règles communes de conservation et archivage dans une base de connaissance Critères de désherbage

Reprenons en guise de conclusion la formule du milliardaire américain Ross Perot, « La vie est comme une toile d'araignée, et non pas comme un organigramme ». Une veille efficace, tout comme une politique documentaire efficace, repose sur des logiques collaboratives plutôt que sur des structures rigides : une organisation souple et évolutive, des relations de coopération clairement définies, et bien entendu, des produits livrables correspondant aux besoins informationnels d’une communauté ciblée.

 

 
1.

Bertrand Calenge, Bibliothèques et politiques documentaires à l'heure d'Internet, Paris, Éditions du Cercle de la Librairie, 2008 (coll. Bibliothèques).

2.

Serge Cacaly (dir.), Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la documentation, Paris, Nathan, 2001.

3.

Anne-Sophie Novel, La vie share : mode d’emploi : consommation, partage et modes de vie collaboratifs, Paris, Alternatives, 2013 (coll. Manifestô).

7.

Jean-Yves Prax, Manuel du knowledge management : mettre en réseau les hommes et les savoirs pour créer de la valeur, 3e éd., Paris, Dunod, 2012 (coll. Stratégies et management).