Mode d'emploi

Soumis par cvigneault le mar 03/01/2017 - 15:01

 

par Jérôme Pouchol

 

Au cours de ces deux dernières décennies, la littérature professionnelle a abondamment analysé, décrit et interrogé les mutations à l’œuvre dans le monde des bibliothèques et de la documentation, en focalisant son attention sur ces sujets cardinaux que sont les pratiques culturelles, la relation à l’usager, les collections, les équipements ou encore le numérique. Dans ce même temps, et de manière plus informelle et transversale, une autre réalité s’est progressivement révélée ou imposée aux opérateurs culturels, celle du développement des pratiques de mutualisation*11. ou de coopération inter-établissements. Un tel mouvement n’est pas étranger à l’essor des modes de travail collaboratifs ou en réseaux coopératifs, issus du Web 2.0 et du monde du « libre » en particulier, mais sa transposition institutionnelle est aussi fortement portée par les dernières lois et réformes relatives à la décentralisation territoriale et à la fusion des universités.

 

Avant d’en présenter ici quelques réalités particulièrement opérantes, telles que restituées par les contributeurs de cet ouvrage, employons-nous à cerner le sens et les contours de cette notion de « mutualisation », ainsi qu’à en interroger les principaux motifs et enjeux.

Définition

En termes de définition, le Littré relie le vocable « mutualisation » (du latin mutuus, « prêté ») à l’adjectif « mutuel », soit à « ce qui s'échange entre deux ou plusieurs personnes, qui implique un comportement simultané et réciproque », quand Le Robert l’associe plus à l’action de « mutualiser », soit de « mettre en commun », ou de « répartir (un risque, des frais) à égalité parmi les membres d'un groupe ».

Dans ces deux acceptions, la notion de mutualisation ne se réduit donc ni à de simples partages de ressources (l’apport de chacun) ni à de simples collaborations* ou interactions* (un agir ensemble) ; elle est bien le fruit d’une démarche volontaire et « impliquante » pour chacune des parties, dans le sens d'une concordance de valeurs et d’actions.

Mais ces définitions ne sauraient pour autant couvrir tout le champ sémantique de la mutualisation, lequel peut être tout à la fois le produit d’une intelligence collective*, d’une co-activité et d’une réalisation commune. Ajoutons la nécessité de distinguer le projet politique du projet professionnel de mutualisation, le premier consistant à mettre en commun les moyens de différentes structures, selon des perspectives et degrés divers d’intégration ; le second œuvrant au profit d’une communauté de pratiques* et de services.

En guise de synthèse, avançons-nous à livrer cette définition :

Focus

La mutualisation est un processus de mise en commun, entre une pluralité d’acteurs et d’organisations, de ressources matérielles ou immatérielles, dans le but de produire une valeur collective ajoutée, dont chacune des parties pourra s’emparer pour ses propres fins.

Les motifs et enjeux de la mutualisation

Le motif de la « valeur collective ajoutée » peut traduire là bien des réalités et finalités, à commencer par les économies d’échelle*, résultant mécaniquement du regroupement de plusieurs ordonnateurs (communes, universités, écoles…) en une entité-autorité unique. Dans le contexte actuel de décrue budgétaire, d’augmentation des coûts de la documentation électronique et d’intercommunalisation accélérée du territoire (Loi NOTRe)*, les bibliothèques gagnent en effet à se regrouper, sinon à fusionner, pour bénéficier de cette mécanique vertueuse. Complétons ce motif financier par l’évolution des dispositifs de subvention publics (directions régionales des affaires culturelles [DRAC]22. en particulier), dont les critères d’éligibilité privilégient désormais les établissements documentaires organisés en réseau.

 

La « montée en efficience » de ces organisations est aussi un bienfait communément observé par les opérateurs de la mutualisation. Celui-ci résulte principalement de la rationalisation* des processus de travail, de l’homogénéisation des procédures, de la centralisation des dispositifs techniques, logistiques et communicationnels (circuit du document, navette, systèmes d’information documentaire [SID], etc.), ou encore du pilotage transversal des collections et des projets d’action culturelle.

En creux de ces différents modes d’optimisation de travail et de service, le surplus mutualiste est porté par des principes et formes d’échange qui ne se limitent pas à la mise en commun d’un actif matériel ou immatériel. Il s’agit rien de moins que de créer les conditions d’une proximité cognitive et de valeur entre les acteurs, par la mise en place d’un système d’apprentissage collectif à base d’entraide mutuelle (partage, transfert et redistribution). Les outils méthodologiques, conjugués à des dispositifs de formation appropriés, contribueront à favoriser ce mode d’interaction, facteur de qualification, de créativité et d’intelligence collective.

La mutualisation des établissements ouvre enfin des perspectives de mobilité professionnelle particulièrement stimulantes pour les agents exerçant au sein d’un réseau, tant en termes d’environnement physique (autant d’équipements et de territoires à découvrir et à pratiquer) que de cadre de fonction (autant de missions et de projets à exercer). De telles opportunités de mobilité, en plus de permettre à chacun une diversification de ses activités professionnelles et un élargissement de son champ de compétences, encouragent au décloisonnement* et à la transmission des savoir-faire professionnels.

Pour autant, dans ce cadre favorable au « pouvoir agir », tous les agents ne sont pas prêts, naturellement, à unir ainsi leurs forces de travail pour « produire ensemble du nouveau », car les pratiques de transversalité* et de mise en commun bouleversent nombre d’usages et de repères de travail, requièrent de nouvelles habiletés professionnelles, nécessitent une acculturation progressive et de chacun à la mécanique mutualiste. Le syndicat intercommunal, dans sa composante de superstructure politique et administrative, peut ajouter à ce mouvement de défiance, sinon de résistance, en ce qu'il projette de complexité, et paraît éloigné de la décision et de la chose locale.

Ces différents ressorts vont donc plus ou moins participer de l’évolution fonctionnelle et qualitative de l'organe communautaire et ne vont pas sans mobiliser les multiples acteurs et rouages de la gouvernance*, élus et cadres, coordinateurs et chefs de projet, instances et processus.

Les « vouloir agir » ne seront en somme mobilisés que si le sentiment holiste (« le tout est supérieur à la somme des parties ») prédomine, que si la mutualisation n’est synonyme ni de standardisation ni de perte de proximité, que si l’organisation est globalement plus facilitatrice, que si le niveau général des services est tiré vers le haut. Que si la production de communs* est, au final, « grandissante » pour chacun.

Présentation de l’ouvrage

Comme nous l’observerons plus loin, ces nouveaux vécus professionnels peuvent opérer dans des environnements de travail très divers, ainsi qu'à des degrés plus ou moins avancés d’élaboration et de réalisation. Pour éviter néanmoins l'effet de dispersion, nous avons choisi d'appréhender la question de la mutualisation sous l'angle cardinal des pratiques documentaires, cette fonction désignant tout à la fois les activités de veille, de sélection, de production, de gestion et de médiation des contenus info-documentaires.

Le jalon du propos ainsi posé, au lecteur de cheminer entre les différentes expériences qui lui sont ici concrètement restituées, de s'exercer au jeu subtil et constructif des mises en regard, de s'essayer même à de possibles et vaillantes transpositions ; à lui de faire de cette trente-huitième « Boîte à outils », résolument mutualiste, son meilleur miel.

La première partie de l'ouvrage s’intéresse aux réalités de mutualisation telles que pratiquées en réseaux de bibliothèques publiques et de recherche. Ce sont là autant de témoignages instructifs pour nombre de professionnels aujourd'hui engagés dans des projets de coopération* intercommunale ou inter-établissements.

Bertille Lambert introduit ce premier cadre, en retraçant les différentes étapes qui ont jalonné le projet de service du réseau des médiathèques de Plaine Commune. Cette présentation séquentielle et chronologique apporte des éclairages fort utiles en termes de choix d’organisation comme d’orchestration des acteurs. Le pilotage par objectifs, qui s’appuie là sur une démarche résolument praxéologique, s’avère très étayant pour les opérateurs de la mutualisation ; et le chantier du réseau continue de suivre son cours, porteur de nouvelles promesses mutualistes.

Dans un contexte analogue, Patrizio Di Mino décrit les composantes d'une organisation transversale et apprenante*, celle de la Médiathèque intercommunale Istres Ouest Provence. Ses fonctions successives de responsable documentaire* puis de département lui permettent de poser un regard à la fois global et formel sur les outils et processus de politique documentaire* qui fondent le projet mutualiste et servent, depuis 1995, sa dynamique de construction continue.

En complément de ces deux entreprises intercommunales, l’initiative départementale rapportée par Christèle Bonny peut constituer un préliminaire ou un banc d’essai riche d’enseignements, notamment pour les réseaux de bibliothèques en phase de construction ou de développement. Au constat d’une dilution de ses services et d’un empirisme dominant dans les pratiques professionnelles de son territoire, la médiathèque départementale du Puy-de-Dôme choisit de mettre en place un dispositif de politique documentaire raisonnée et partagé avec l’ensemble de ses partenaires. Ce faisant, elle se positionne comme un acteur-support du changement et de la mutualisation des pratiques, en même temps qu’elle relance l’attractivité de lecture publique de son département.

La contribution à quatre mains d’Hélène Chaudoreille et de Laurence Tarin, bien que relative au monde prestigieux des grandes écoles et de l’excellence universitaire, peut être vue comme un trait d’union entre les trois premières restitutions. Il s’agit là d’un projet fédéral inter-établissements de grande ampleur, celui de Paris Sciences et Lettres, qui met en articulation le transversal (la coordination du dispositif) et le local (les unités-établissements), pour assurer la production d’un formidable gisement de ressources documentaires, entièrement mutualisé, et accessible à toute la communauté des étudiants et des chercheurs de ce pôle d’excellence ; un projet qui, en creux, esquisse les contours d’un nouveau modèle d’université.

En appui des contributions de cette première partie, l’analyse et le conseil experts de Muriel Coulon et d’Isabelle Martin sont très précieux pour ceux qui s’apprêtent à conduire ou accompagner un projet de mutualisation. L’énoncé des valeurs, comme des conditions managériales de sa réussite, est là particulièrement développé, et des plus engageants. La deuxième partie de l’ouvrage rend compte d’expériences très élaborées de partage et de mutualisation en matière de veille et de production de contenus. La variété et la vitalité de ces approches traduisent, là aussi, la remarquable fécondité de l’action mutualiste.

En matière de veille informationnelle*, Véronique Mesguich nous démontre à quel point le postulat collaboratif peut être un gage d’efficacité et de qualité pour les professionnels des bibliothèques et de la documentation. Dans le monde du numérique, aujourd’hui marqué par l’impermanence et l’infobésité, cet exercice s’avère en effet des plus profitables, et il s’entreprend selon un processus itératif et méthodologique dont l’auteure nous décrit ici, avec toute son expertise, les mécanismes et les enjeux, notamment en matière de politique documentaire.

L’activité coopérative du service de questions-réponses en ligne Eurêkoi n’est pas sans convoquer à son tour des compétences techniques de veille et de curation informationnelles, mais les finalités de médiation et de partage de la connaissance sont là plus manifestes. Silvère Mercier (Bibliothèque publique d’information [Bpi]) nous en présente les principaux composants organisationnels et stratégiques, en même temps qu’il dresse, pour ce service public à valeur coopérative ajoutée, d’engageantes perspectives d’évolution.

L’entreprise de mutualisation des métadonnées d’autorités, telle que coordonnée par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), est une autre illustration de la puissance de frappe de la dynamique collaborative. Elle met là en relation un nombre considérable et varié d’institutions de l’enseignement supérieur et de la recherche. François Mistral en restitue très explicitement les caractéristiques techniques et financières ainsi que les défis organisationnels ; et il en démontre au final tous les bienfaits, jusqu’aux possibles extensions.

La dernière contribution de cette partie est consacrée à Babelio, un service dont Pierre Fremaux nous rapporte le fondement mutualiste, dans ses dimensions technologiques, fonctionnelles et stratégiques. L’enjeu social est là particulièrement et justement invoqué, qui consiste à mettre en partage un savoir collectif dispersé dans l’océan du Web et, en relation, une communauté d’intérêt et de pratiques, composée d’une myriade de professionnels et d’amateurs du livre.

L’ultime partie de l’ouvrage vient continuer, pour mieux l’honorer, cette composante communautaire de la mutualisation, en ouvrant la focale sur des initiatives interprofessionnelles particulièrement innovantes et ambitieuses.

Le cas du réseau Must, qui rassemble les opérateurs du patrimoine, des musées et de la documentation, est à cet égard représentatif du mouvement ascendant de décloisonnement des cultures et des pratiques professionnelles, au service de l’intelligence collective. Stéphane Chevalier détaille les modalités de fonctionnement de cette entreprise de co-construction* et de partage d’expertise, qui n’est pas là encore sans activer les ressorts de la communication numérique.

La conjugaison de l’humain et de la technologie, mise au profit d’une entreprise communautaire à grande échelle, dépassant les frontières du code informatique, des langues et des établissements, peut sembler bien utopique. C’est pourtant la réalité du SIGB open source Koha, dont Pascale Nalon, utilisatrice-contributrice pionnière de ce progiciel en France, présente ici le cours historique, ainsi que les postulats technologiques, économiques et communautaires.

Le monde de l’enseignement supérieur et de la recherche n’est pas en reste en matière de partenariat et de co-construction. La contribution de Catherine Bertignac rend compte de la qualité entrepreneuriale et pédagogique du travail coopératif et collaboratif réalisé par le service commun de documentation (SCD) de l’université de Bretagne occidentale (UBO), le service d'ingénierie, d'appui et de médiatisation pour l'enseignement (SIAME) et le réseau Form@doct, au profit d’un dispositif performant de formation des enseignants-chercheurs et des doctorants. À ces mêmes fins d’accompagnement méthodologique et technique à la recherche, le projet DRIS (pour Direction des ressources et de l’information scientifique) de la bibliothèque de Science-Po Paris, tel que restitué par Élise Chapoy et Véronique Valais, constitue un modèle tout aussi vertueux de mise en synergie de différents acteurs (le chercheur, l’informaticien et le bibliothécaire), chacun apportant ses compétences au projet commun.

La fin de cette troisième partie ouvre grandes les fenêtres de la coopération, en termes de décloisonnement institutionnel comme de projets de service. Le réseau professionnel collaboratif de la Bibliothèque départementale des Yvelines (BDP78) matérialise ce dispositif innovant et ambitieux, porté par le volontarisme imaginatif de Marie-Christine Jacquinet. Communauté d’intérêt, interdisciplinarité et approche systémique* sont les principaux leviers de cette entreprise mutualiste.

Je veux terminer ce prologue par un ardent et légitime hommage, que j’adresse au grand professionnel que fut Bertrand Calenge33. , sans lequel les politiques documentaires n’auraient pas la portée scientifique et méthodologique qu’elles ont aujourd’hui en France, sans lequel aussi notre présent ouvrage ‒ et, à travers lui, cette collection, qu’il a créée en 1995 ‒ n’aurait sans doute pu voir le jour.

Je lui dédie donc la lettre et l’esprit de cette contribution collective.

 
1.

Les termes suivis d’un astérisque (à leur première occurrence) sont définis dans le glossaire.

2.

Pour les sigles et acronymes, se reporter à la liste.

3.

Bertrand Calenge est l’auteur de plusieurs ouvrages ; certains sont signalés dans la bibliographie de cet ouvrage